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GROUPWARE |
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per @Uomo
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| Per groupware si intende quella
categoria di software espressamente progettati per
supportare l'attività lavorativa di gruppi di persone. O
meglio di persone che lavorano in gruppi che si
costituiscono e definiscono come tali in funzione di un
processo produttivo o di un obiettivo che li accomuna. L'origine di questa tecnologia va ricercata in due fattori convergenti: l'affermarsi di particolari filosofie di organizzazione aziendale, orientate appunto al lavoro di gruppo, la disponibilità di tecnologie quali la trasmissione di informazioni tramite reti telematiche, le reti locali e geografiche di personal computer, e infine i sistemi operativi multitask (che consentono cioè di operare in più programmi contemporaneamente con la possibilità di interscambio dinamico di dati). I tre principali ambiti di lavoro che il groupware promette di supportare sono: la comunicazione, il coordinamento e la cooperazione. Si possono condividere archivi elettronici geograficamente distribuiti e composti da informazioni di differente natura (documenti, messaggi vocali, immagini, dati strutturati). Disegnatori, project manager e funzionari commerciali possono lavorare contemporaneamente allo stesso progetto e controllarne ogni fase, riunendosi virtualmente, se necessario, grazie a un sistema di tele-video-conferenza attivabile direttamente dalla propria workstation. Ma ciò che è più significativo è la capacità di un sistema groupware di integrare questi ambiti rispettando un copione prestabilito, un processo, che si basa su filosofie e metodologie produttive di nuova ispirazione. Questi processi possono essere particolarmente definiti e rigidi, ad esempio l'iter (workflow) che deve seguire la richiesta di fido in un istituto di credito: dallo sportello alla sede centrale attraverso i vari controller. Il sistema permetterà di guidare gli interessati lungo questo tracciato, provvedendo lui stesso a rendere disponibili le informazioni alla persona, nel luogo e nel momento giusto. Vi sono per contro processi molto flessibili, nei quali la varietà e il numero degli operatori e di ciò che viene prodotto, è tale da necessitare un sistema capace di assumere forme e logiche differenti, in funzione delle attività svolte. Esempi di processi flessibili sono la progettazione e messa in opera di un edificio, di uno stabilimento, o l'attività di un Ufficio Informazioni. La comunità di accademici, esperti di organizzazione e produttori di software legati alla sua nascita e al suo sviluppo sostiene che grazie al groupware le tecnologie informatiche giocheranno nel prossimo futuro un ruolo fino a poco tempo fa impensabile nel mondo della produzione di beni e servizi. Con enfasi entusiastica si afferma che le aziende che sapranno ridisegnare la propria organizzazione, sia produttiva che gerarchica, attraverso il lavoro di gruppo e il workgroup computing, potranno vincere le nuove sfide del mercato. Nasce a metà degli anni Ottanta una vera e propria disciplina accademica chiamata CSCW (Computer Supported Cooperative Work) che studia le possibilità di utilizzo di tecnologie informatiche per supportare il lavoro svolto in gruppo. La composizione degli operatori in questo ambito è tra le più eterogenee: esperti di organizzazione, antropologi, analisti, software designer, sistemisti, psicologi, linguisti ecc. si riuniscono per elaborare modalità produttive e cooperative sempre più efficaci, per valutare e anticipare possibili difficoltà di inserimento di tecnologie groupware nel mondo del lavoro. Essi asseriscono, in modo abbastanza uniforme, l'assolutà importanza del "sistema gruppo": si deve lavorare in gruppo, si deve saper lavorare in gruppo. Basta gerarchie, basta funzioni e ruoli prestabiliti. _ ciò che il gruppo produce a determinare la composizione e i ruoli dei suoi componenti. Le responsabilità e capacità dei singoli si devono armonicamente fondere in un tutt'uno chiamato "gruppo". Il gruppo, inoltre, non è una tribù: non ha dunque radici profonde, caratteristiche uniche e tendenze sclerotizzanti. Un gruppo deve potersi trasformare secondo i compiti che svolge, deve essere assolutamente aperto ad altri gruppi. Si parla di incentivi di gruppo, obiettivi di gruppo, glorie e dolori di gruppo. Questa rivoluzione silenziosa, dalle caratteristiche così democratiche, solleva inevitabilmente qualche perplessità nella comunità degli imprenditori/clienti. Essi avvertono istintivamente quanto di buono c'è in questa nuova filosofia (si pensi alla stimolazione del singolo inserito in una squadra compatta, o alla straordinaria flessibilità di una tale organizzazione), ma chiedono maggiori garanzie rispetto alla distribuzione del patrimonio informativo. I progettisti di sofware vengono loro incontro con due elementi caratteristici delle tecnologie groupware: Controllo e Security. La quasi totalità delle applicazioni groupware consente di registrare qualsiasi evento si verifichi al suo interno. Per eventi si intendono tutte quelle operazioni, come messaggi di posta, produzione di lettere e documenti ecc., che vengono realizzate all'interno di un processo. Questi eventi vengono puntigliosamente memorizzati in una sorta di database parallelo. L'accesso a questo database può essere limitato a chi amministra il sistema nel suo complesso, con benefici ufficiali di tipo diagnostico (ricostruire, in caso di malfunzionamento, le fasi operative che l'hanno determinato). In realtà questi controlli permettono di stabilire statistiche d'uso delle varie funzioni, di valutare i tempi di risposta a un determinato compito assegnato, o di identificare attività non precisamente attinenti al processo produttivo. Per quanto riguarda la security, i più usati strumenti groupware consentono la determinazione dei diritti e delle modalità di accesso dei singoli utenti a qualsiasi informazione contenuta nel sistema informativo (sebbene il paradigma del groupware sia la condivisione di informazioni): si può perfino stabilire che lo stesso documento sia nascosto in più parti a seconda di chi vi accede. L'utente non saprà neppure se ciò che sta leggendo è il documento nella sua integrità originale, o soltanto una sua copia monca. Tornando agli imprenditori, essi richiedono sistemi aziendali privi di inerzie produttive, di lassismi e demotivazioni: servono modelli organizzativi capaci di motivare e stimolare la produttività di una moltitudine operativa con un grado medio di scolarizzazione decisamente superiore a due decenni fa; modelli in grado di ridurre al massimo gli sprechi e le scorte di produzione, pensati per intervenire immediatamente sul problema proprio lì dove esso si verifica; modelli che consentano infine all'azienda di trasformarsi rapidamente a seconda delle esigenze o delle opportunità che il mercato riserva. In altre parole serve la possibilità di poter gestire non solo il regolare svolgersi del processo produttivo, ma anche le innumerevoli sue eccezioni: si devono dunque poter gestire forme di comunicazione più vicine alle reali modalità di interazione tra persone che lavorano insieme. E chi meglio di una costellazione di gruppi affiatati e ben gestiti può garantire flessibilità, spirito di iniziativa e coinvolgimento? Prendiamo ad esempio le aziende del terziario e del terziario avanzato. In questi ambiti la possibilità di creare e gestire gruppi temporanei è spesso condizione necessaria e fondamentale per la creazione del profitto se non addirittura, in alcuni casi, garanzia di soppravvivenza. Le nuove teorie di organizzazione rispondono a queste esigenze partecipando alla nascìta del groupware. Vengono elaborati concetti come "azienda-rete", ovvero un sistema produttivo composto da tante unità elementari a composizione mobile, perfettamente collegate e coordinate tra loro. O ancora il concetto di "azienda-virtuale", complesso insieme di nuclei di competenza e produzione in grado di assumere mille forme, mille identità in funzione del mercato (ben lontane quindi dal concetto di fabbrica - casa - sistema sociale degli anni Settanta-Ottanta). Si immaginano e si propongono dunque sistemi produttivi di tipo molecolare in cui esistono elementi primari, nuclei-gruppi, collegati tra loro da potenti infrastrutture telematiche. L'identità di un'azienda si trasforma così in identità "virtuale", si scartano come superflui o lenti, tutti quegli ambiti di comunicazione e di identificazione propri della vecchia fabbrica. La compresenza fisica dei componenti il gruppo viene ridotta all'indispensabile: le comunicazioni verbali sono ottimizzate e razionalizzate attraverso un sofisticato processo di classificazione che trasforma discussioni, commenti, scambi di opinione e di esperienze in atti linguistici gestibili tramite computer. Per fare ciò, strumenti indispensabili sono le tecnologie informatiche, che non devono però costringere a una forzosa uniformità tutte le comunicazioni che scaturiscono dall'attività lavorativa. Le applicazioni groupware devono potere gestire queste comunicazioni nella loro intrinseca varietà e ricchezza informativa. Fino a poco tempo fa infatti, le informazioni che il software permetteva di gestire erano di tipo strutturato. Soltanto informazioni rigidamente delimitate, per lo più numeriche e anagrafiche, potevano essere gestite da sistemi informativi che coordinavano il lavoro di più persone. La maggior parte della produzione di informazioni complementari, non strutturate (relazioni, lettere, disegni, previsioni economiche ecc.) veniva effettuata individualmente, in modi e con software spesso diversi, con l'ausilio di personal computer o di workstation scollegati tra loro. La caratteristica più significativa del groupware, è di aver permesso la creazione di sistemi informativi che comprendessero entrambe le tipologie di informazione. Il groupware considera di cruciale importanza tutti quegli ambiti e forme di comunicazione che gli uomini utilizzano per migliorare la propria condizione e capacità di lavoro, per ammorbidire e arricchire di imprevisti o di storie immaginarie un'attività spesso di routine. Questa evoluzione consentirà di attuare sistemi di gestione e controllo molto sofisticati, in grado di comprendere ambiti di libertà finora ritenuti paralleli al lavoro. Sorge spontanea una riflessione sui pericoli di una tale invadenza. Il tecnico specializzato impiegato nel nuovissimo stabilimento Fiat di Melfi (dove la produzione è per lo più composta da circa un centinaio di UTE - Unità Tecnologiche Elementari) sarà disposto a condividere ciò che sa su un determinato componente annotandolo all'interno di una "bacheca elettronica" accessibile a tutti? Un ingegnere sarà disposto a condividere un progetto con un consulente che potrà domani essere suo accerrimo concorrente? Un impiegato particolarmente ambizioso permetterà che gli onori di un successo ricadano sul gruppo di cui fa parte, e non solo su di lui che, in effetti, ne è il principale artefice? Un funzionario della pubblica amministrazione, abituato a ritmi di lavoro estremamente dilatati (spesso il risultato di procedure a dir poco demenziali) riuscirà ad adattarsi a un processo razionale studiato per ottimizzare i tempi e consentire la completa visibiltà di ogni fase realizzativa da parte di tutti (cittadini compresi)? Il groupware è, per sua stessa natura, diffusivo, deve cioè essere condiviso da tutti i partecipanti, pena il fallimento degli obiettivi per cui lo si è inserito in una sistema produttivo. Tutti gli utenti devono sposarne la causa, credere nella sua filosofia. In un gruppo i principali meccanismi di monitoraggio dell'efficenza produttiva non sono più rappresentati dai vari livelli dirigenziali. Essi si trovano al suo interno: un formidabile sistema di autocontrollo. I sistemi groupware potranno sì migliorare produttività ed efficenza, ma dovranno farlo nel pieno rispetto degli operatori coinvolti. Dovranno essere garantite delle possibilità di interpretazione dei processi, sebbene essi siano e saranno sempre più fortemente legati a strumenti elettronici. L'utente sarà partecipe e coinvolto in modo complessivo nel ciclo produttivo in cui è inserito, superando così il limite alienante della rigida suddivisione di competenze e mansioni (il modo più comune di classificazione del lavoro), ma la sua disponibilità al cambiamento dovrà essere contraccambiata con maggiore libertà di azione e di chiarezza nella distribuzione delle responsabilità. Una possibile via d'uscita sarà rappresentata dalla stessa quantità e qualità delle informazioni che progressivamente si riverseranno lungo questi percorsi elettronici. L'annullamento dei confini spaziali stimolerà nuove forme di linguaggio e di interazione tra persone (come già succede nelle BBS). Le comunità produttive si integreranno con quelle telematiche. Anche chi produce sarà dunque introdotto nel cyberspazio gibsoniano: si lavorerà in uno spazio virtuale ad alta velocità e contaminazione, nel quale quotidianamente si creano e distruggono forme di linguaggio, in cui convivono caos ed efficenza, produttività e irrazionalità. Senso e follia. IL
MERCATO E' bene specificare che le caratteristiche finora
descritte sono quelle presenti nel groupware in modo tendenziale.
Le applicazioni effettivamente realizzate sono, nella
stragrande maggioranza dei casi, a supporto di processi
molto rigidi, in cui queste caratteristiche appaiono solo
in modo latente. In esse l'interazione degli utenti con
il sistema consiste per lo più nella produzione e spedizione
di documenti elettronici lungo percorsi rigidamente
prestabiliti, in cui l'impatto con le metodologie e i
comportamenti lavorativi è decisamente relativo. Casi di
applicazioni evolute, come ad esempio la progettazione di
gruppo o i Group Decision Support System, sono
attualmente presenti nel mercato solo a livello di
prototipi sperimentali, di cui è difficile avere
testimonianza diretta. Citiamo comunque il caso di una
società di servizi italiana che ci pare interessante in
quanto completamente informatizzata da un sistema
groupware in grado di gestire il lavoro di più di 200
operatori dislocati in tutto il territorio nazionale
(vedi box a pag 686). BREVE BIBLIOGRAFIA: |
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